Que Microsoft es una de las grandes empresas tecnológicas de las últimas décadas está fuera de toda duda. Que su sistema operativo tiene un dominio absoluto en versión de escritorio, también. Y qué mejor muestra de esto último que este vídeo donde queda patente su apabullante hegemonía. Pero los inicios son duros y el de Microsoft no fue un excepción.
Microsoft vivía en el pasado pese a ser la tecnológica más grande
Aunque 'Código Fuente' es el último libro dedicado a Bill Gates y su vida, el multimillonario tiene otra obra con casi 30 años a sus espaldas que vale su peso en oro a la hora de desgranar las claves del éxito de Microsoft: 'Negocios a la velocidad del pensamiento', que data de 1999. Allí, el ahora filántropo cuenta cómo fue la decisión de eliminar los formularios de papel en Microsoft.
El concepto de 'La oficina sin papeles' no es de Bill Gates ni era nuevo por aquel entonces, de hecho data de 1973 y tenía como objetivo dejar atrás procesos como rebuscar en una montaña de papeles en busca de un dato. Ya en 1988 un periodista le preguntó sobre este concepto y Gates reconoció que esa visión seguía estando muy lejos. En su empresa, sin duda. En Estados Unidos, también: en 1996 el 95% de la información seguía estando precisamente impresa en papel. En Microsoft, también.
En casa del herrero, cuchillo de palo. Hacía pocos meses que Microsoft había lanzado su exitoso y ahora legendario Windows 95 cuando Gates decidió investigar el uso del papel en su empresa. Ese año se habían imprimido 350.000 copias de papel solo de informes de ventas. Al pedir una copia de cada formulario en papel de Microsoft, recibió un archivo que recogía cientos.
¿Cómo era posible que si todo el mundo en la empresa tenía un PC y estaban conectados, no se usaban formularios electrónicos y el email? fue la pregunta del millón que atravesó la cabeza de Bill Gates. Como revela el propio Gates, esta realidad no era sino un síntoma de un problema más grave: había demasiada burocracia, demasiados procesos administrativos complejos, densos y que consumían mucho tiempo.
Así que dicho y hecho: prohibió los formularios innecesarios, lo que se tradujo en una renovación del sistema para ganar en precisión y facilidad de uso para que la plantilla invirtiera menos tiempo en eso y más en otras tareas más interesantes. El resultado fue impresionante: de más de 1.000 formularios pasaron a solo sesenta en toda la empresa.
Menos burocracia, más tiempo, menos papel y más dinero. Como cuenta Bill Gates, el ahorro derivado de pasar de formularios en papel al formato electrónico alcanzó los 40 millones de dólares solo en los siguientes doce meses, destacando aquellos relacionados con los costes de tramitación. Así, cada pedido en papel suponía unos 145 dólares frente a los 5 dólares por pedido en tramitación electrónica. Conforme desarrollaban estas soluciones evolucionaban sus tecnologías de información, que se convirtieron en el soporte principal para la burocracia y que pese a que tenía cada vez más peso, su cuota de presupuesto bajó en un 3% de 1996 a 1999.
Portada | Flickr (Statsministerens kontor, Michael Kappel)
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La noticia Bill Gates vio que Microsoft era la "casa del herrero" y usaban "cuchillo de palo”. Un pequeño cambio hizo que ahorraran una millonada fue publicada originalmente en Genbeta por Eva R. de Luis .
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