Ahora que el trabajo a distancia está en auge, las habilidades de comunicación son muy necesarias para que un equipo de trabajo que, a veces ni siquiera se conoce entre sí, pueda llevarse bien o al menos con respeto y entendimiento. Las formas en las que nos hablamos pueden afectar mucho al entendimiento mutuo. Vivimos comunicándonos con apps de mensajería, videollamadas y sumergidos en miles de notificaciones.
Un emoticono mal puesto, o que no esté, pueden hacer que cualquier mensaje escrito se interprete de maneras que no eran la intención del emisor. Ya pasa en la vida real, entre amigas y amigos o familiares, imagínate en el trabajo, donde a veces arrastramos prisa y estrés por acabar todas las tareas a tiempo.
El trabajo a distancia puede presentar problemas de comunicación en diferentes formas: comunicación limitada con el resto de los miembros del equipo; diferentes horarios de trabajo debido a que los empleados trabajan desde diferentes zonas horarias; limitaciones técnicas como mala conexión a Internet; comunicación excesiva con todo el equipo, y a deshora, lo que hace que no haya límites entre el trabajo y la vida privada; fricción, entre los miembros del equipo debido a mensajes malinterpretados.
De la mano de diferentes estudios vamos a recordar seis consejos que pueden resultarnos muy útiles para comunicarnos de la mejor manera posible con colegas de trabajo, aunque ni siquiera nos conozcamos en persona.
Responder a tiempo
En la oficina, si alguien necesita algo de ti, va a obtener una respuesta rápida (malo sería que alguien te pregunte algo en tu cara y decidas no responderle en horas). En el mundo digital esto cambio. Recibes mails, mensajes en WhatsApp, Slack o Telegram, estás en una videollamada y quieren centrarte en redactar un documento...
En el lugar de trabajo virtual, es fácil ignorar u olvidar responder a los correos electrónicos, llamadas o mensajes instantáneos. Se recomienda que si no quieres que la gente piense que no estás trabajando, hagas todo lo posible por responder (a menos que estés en una emergencia o de vacaciones). Así puede evitar perder la confianza de tu equipo o de tus clientes. Pero claro, si tienes que estar pendiente de todas estas herramientas todo el tiempo para poder responder, perderás mucha eficiencia. Hay unos consejos para esto.
Por ejemplo, establece un horario para revisar los mensajes dentro del día (algunos prefieren hacerlo por la tarde y reservan sus horas más productivas por la mañana para el trabajo profundo); gestiona las notificaciones para evitar que te lleguen cuando estás concentrado; informa a tu equipo de tu horario de trabajo y de estas prácticas para que sepan cuándo es más fácil comunicarse contigo.
Apunta información relevante
Anotar información destacada es una habilidad importante en el mundo digital, donde estamos sobrecargados de información. Un artículo del Pew Research Center sobre los efectos negativos de la vida digital afirma que "uno de los principales efectos (de la vida digital) es la disminución general de la memoria a corto plazo". La razón es que estar hiperconectados ha hecho que sea difícil mantener el foco en una sola tarea.
Para que no haya malentendidos, lo mejor es tomar notas de los putnos más relevantes que se hablan en las reuniones a distancia. Y además, para no quedar de 'malqueda' con tus compañeros que están lejos de ti,
Presentaciones en línea
Mostrarte a personas que no te conocen online es muy diferentes a cuando conocer a alguien en persona. El lenguaje no verbal ayuda mucho en los encuentros físicos.
Necesitas una conexión perfecta para que una presentación no esté llena de incómodas interferencias, un espacio bonito detrás de ti, aunque trabajes desde tu cuarto y hablar con mucha claridad, ya que por el medio de la otra persona encuentras una amplia distancia y mucha tecnología (cámara web que debe verse nítida, un PC que te permita hacer presentaciones sin quedarse congelado de la sobrecarga, Internet de alta velocidad...).
Además, cuida la presentación de lo que vayas a mostrar. Evita diapositivas aburridas, por ejemplo. Ya bastante aburrido puede ser una interacción online, más que en persona.
Dar y recibir feedback
Es más difícil averiguar lo que los clientes y empleadores quieren de ti sin un contacto cara a cara. También es más difícil informar sobre el progreso del trabajo y las expectativas en un entorno de trabajo remoto. Ni siquiera tienes pistas no verbales en las que basarte, y no puedes "interpretar" el tono basándote en un correo electrónico.
Se puede establecer un sistema de retroalimentación constructiva que dé a los miembros de su equipo la oportunidad de evaluarse mutuamente de forma honesta. Puedes hacerlo a través de formularios de retroalimentación, mensajería instantánea con preguntas concretas que hay que responder o correo electrónico: Elabore y envíe un plan de acción una vez que reciba cualquier comentario que le pida que mejore su trabajo. Así, cuando alguien reciba un feedback no se lo tomará a mal ni como algo negativo o excepcional, puesto que es un trámite de la empresa.
Cómo escribir
Pasamos tantas horas usando mensajería que muchas veces pasamos de tener cuidado con comas y puntos, con faltas de ortografía, con expresiones más informales. Pero en el trabajo, si chateamos, enviamos correos electrónicos y documentos formales, requiere que escribamos con claridad.
Se recomienda editar y corregir siempre tu trabajo.
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La noticia El teletrabajo y la comunicación por chat traen muchos malentendidos. Hay trucos para evitar problemas fue publicada originalmente en Genbeta por Bárbara Bécares .
☞ El artículo completo original de Bárbara Bécares lo puedes ver aquí
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